张 健
试析单位档案管理所面临的问题及解决对策
张 健
现在几乎所有的大中型企业或者单位都在慢慢进行档案管理方法和模式的更新，电子档案已经逐渐成为档案管理的主流，各种应运而生的档案管理的软件和工具的实效也在越来越明显地体现出来，这使得档案管理工作的整体质量和效率都得到了极大更新。本文对此进行了分析研究。
单位 档案管理 问题 对策
一、档案管理工作模式的转变
（一）档案载体的转变在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
（二）企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。
二、档案管理工作中面临的问题
（一）电子档案原件的真实性问题笔者所在的抽水站管理所在档案管理上已经全面采取了电子档案的管理形式，但是，在实际管理中还是会存在各种问题。首先，电子档案的原件的真实性是一个难以分辨的问题，这也给实际的档案管理工作带来了一些阻碍。电子文件被删除的概率会更大，一旦那些原始文件以电子文档的形式存档后，文档的原件将无法查找，档案撰写人的笔迹、签字等都不可能再核实，这就给以电子形式留存下来的档案的真实性在鉴定上带来了难关。
（二）电子档案内容的保密性问题
电子档案在内容的保密性上也容易产生问题。一般来说，电子档案可以被不同的网络终端搜索到，一个网络终端上的电子文件也可以同时发送给其他的多个网络终端，这在提升了文件共享效率的基础上也给电子档案的保密性带来了挑战。一些不需要或者不应当对外公布的档案在互联网环境下很难真正保持其私密性，如果外界有意进攻，各种病毒乃至网络黑客都可以肆意侵袭企业或单位的电脑设备，能够获取这些电子档案资源，这种私密性的难以保障很容易带来很多隐性问题。
（三）电子档案保留的长久性问题
传统的纸质档案虽说非常麻烦，管理效率上非常低，但是总体来说，只要档案还存在，档案保留的长久性问题就不用过多的担忧。但是，以电子形式存在的档案在这一点上却并不乐观。一方面，电子档案在保存方便，占有存储空间小等优势的基础上也会存在容易丢失或者是难以找寻的各种问题，这会直接影响到档案管理的长久性。另一方面，一旦企业或者单位的电子设备或者网络系统遭到外来力量的攻击，比如，遇到黑客的侵袭，这不仅会让单位的大量信息资源和电子档案都被窃取，黑客也可以轻易将这些档案资料删除，这些资料就很难再找回来，这也是档案管理长久性问题上的一个挑战。
三、完善策略
（一）培养专业化的档案管理人才电子档案在管理上首先需要有一批专业化的管理人才作为依托，档案管理人员首先要非常熟悉电子档案的搜集、录入、归档与管理等各方面的工作事宜，也要具备非常娴熟的操作与应用管理软件的能力。目前，笔者所在的抽水站管理所已经在慢慢尝试对于专业的档案管理人员的培训，档案管理部门在不断引入那些优质且高效的管理软件的同时，也会有意识地培养管理人员的专业素养和操作技能，让管理人员能够更好地适应这种新型管理模式，并且将档案管理工作中的各项事务都落到实处。
（二）建立健全安全管理法规
以电子形式存在的企业档案在管理中最大的一个挑战就是档案的安全性问题，在化解这个问题的过程中必须首先从本质环节上进行加强，那便是建立健全企业档案管理的安全性法规。国家首先应当在立法层面给企业在电子档案管理的方法模式上进行限定，并且要致力于建立更加安全和谐的整体互联网环境，这一点非常重要。另一方面，企业也应当做好相应的防范，可以在企业内部网络安全管理问题上进行加强，让企业的电子档案能够更妥善的得到保管。
（三）完善电子档案管理工作标准
企业要有意识地完善自身的电子档案管理的工作标准与流程，要建立一个更为明确的电子档案管理体系，让管理人员能够熟悉档案管理工作的正确展开流程，明晰每一个环节需要落实的工作，并且知道碰到各类问题后应当如何处理与应对。完善健全企业电子档案管理的工作流程和制度很有必要，这不仅能够让档案管理工作更加规范合理，管理的质量也能够有更大的保障。
（四）开发可以相互兼容的档案管理软件
研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件。建议由国家档案局牵头，研制开发适应档案管理现代化的软件，并在全国档案系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。
[1]张玉梅．高速公路电子档案管理分析[J]．吉林交通科技,2010(04)．
[2]甘明．电子档案管理与我见[J]．科技档案,2004(03)．
（作者单位 ：江苏省盐城市滨海县大套第一抽水站管理所）
