陶婷婷
如何推进企业文档管理工作的思考
陶婷婷
信息技术对人们生活的影响越来越深入，社会各行各业已经离不开信息技术的支持，对于企业来说，从生产到管理，都因为信息技术的应用变得更加高效，文档管理也是其中非常有代表性的工作内容，文档是企业中非常重要的资源，不断优化文档管理工作对于企业来说，将让管理者在制定企业决策的时候更加迅速准确，也能够让企业的管理水准得到提升。
企业 文档管 思考
一、我国企业文档管理的变化
（一）载体的变化如今大多数企业文档的载体已经实现计算机管理[1]。电子文件成为主要形式，但这是本世纪逐渐普及开的模式，主要是依靠信息技术的支持，在上个世纪我国企业大多数使用的文档载体还是纸制品，相比之下，电子文件的传递速度以及制作速度都远比纸质文档强得多，所以如今大多数企业已经实现了计算机管理，电子文档是如今企业文档载体的主要形式。
（二）分类的变化
文档分类由于载体变化也产生不同的方式，以往纸质文档时期，企业的文档主要是根据部门不同划分，例如人事档案、产品档案，而如今主要是依靠信息技术进行分类，在企业的信息管理系统中，会分成几个模块，系统能够根据已定的制定将文档自动分类到相应的类目，不同的企业对文档的分类方式也有很大差别。
（三）保存的变化
纸质文档要想保存自然是以其载体保存在企业专门的档案管理部门，而电子文件则是不需要专门的场所，但需要文档管理人员在文件保存中认真操作。因为电子文件的产生和保存很容易受到影响，一旦工作疏忽有可能让文件消失或者损坏。
二、企业文档管理工作的重要性
现代企业面临着复杂多变的市场环境，涉及到大量信息变化[2]。因此企业的文档管理已经成为管理工作中至关重要的组成部分，企业的经营情况和文档管理水准是相辅相成的，企业的经营状态良好，文档管理工作就会不断提升，而企业文档管理工作出色会为管理者提供更有利的信息参考，制定出更加合理的企业决策。三、当前企业文档管理中存在的问题
（一）管理意识不强一直以来很多企业管理者只是重视企业产生和营销环节，对企业的文档管理工作并没有足够的重视，这种情况在我国中小企业中比较普遍，对于这些企业来说，文档管理只是一个口头上的工作内容，并没有进行明确的规划。很多企业为了节约在人工成本上的投入，没有设置专门的文档管理人员，导致文档管理一直处于混乱之中，很多重要文件由于缺少整理和保存丢失或者损坏。
（二）文档分工不细
很对企业在文档管理上没有将分工明确。文书部门只是对文件进行处理，并没有进行详细的整理，导致经过一段时间后档案管理部门要对文档进行重新整理，这些文件通常是杂乱无序的，在整理的时候会耗费大量的时间和精力，档案管理人员的工作量也越来越大，工作质量也受到极大的影响。
（三）人员素质不足
由于很多企业的管理者并没有认识到文档管理的重要性，所以在招聘文档管理人员的时候并没有进行仔细筛选，很对企业管理者只是在亲朋好友中选择求职者参与文档管理，还有一些企业为了节约成本，招聘人员的时候以低学历为标准，这些工作人员并没有经过严格培训，文档管理的业务水准很低。
四、推进企业文档管理工作的思考
（一）提高文档意识企业的管理工作中很对环节都有依靠文档管理的支持，因此要加强宣传，让企业管理者充分认识到文档管理工作的重要性，尤其是企业的主要管理者以及文档管理工作的负责人，要改善以往纸质文档时期的管理观念，积极吸取先进的管理经验，革新文档管理模式，学习其他企业在文档管理方面的优势和经验，加强自身文档意识的深化和普及。
（二）明确责任归属
文档管理工作涉及到文书部门以及企业的业务部门，在进行文档管理的时候一定要将不同部门的职责进行明确，尤其是文档分工方面，各部门之间要加强配合，同时档案管理部门也要加强对文档的审核。业务部门对自身产生文件的熟悉性最大，对其形成过程也比较明确。要积极配合档案部分的整理工作，并明确各环节的责任，若是在某一环节中出现了文档管理上的问题，根据责任归属追究责任，并进行处罚。这样可以让企业文档管理的效率提升。
（三）提升人员素质
首先是在文档管理工作人员的招聘中，要加强审核，尽可能选择有一定专业技能以及管理经验的人员，其次就是在其正式上岗前要进行严格的业务培训，最后就是建立绩效制度，对工作人员进行文档管理的质量进行定期考核，并将其考核结果与收入直接挂钩，这样可以提升文档管理人员的责任心，激发工作潜力。
五、结语
总之，文档管理在企业经营中是非常重要的一项工作内容，如今企业身处网络时代，优化文档管理能够对其提升业务水准、加强内部管理以及提高决策的科学性起到重要的作用，因此企业在进行文档管理的时候要投更多精力，尽可能提升企业文档管理的效率和质量。[1]张媛玲．航空企业文档资料信息化管理工作初探[J]．经营管理者,2014(23)：260．
[2]张晶．文档一体化管理推进企业档案信息化建设的研究[J]．办公室业务,2013(01)：70．
（作者单位：福建福清核电有限公司）
