陈福政
一、网络环境下的电子文件
电子文件（Electronic Files）是以二进制数字代码形式存储于计算机存储器或外部存储介质中，由计算机系统访问并可以通过通信网络传输的文件，也可以被叫做“数字文件”。这是电子文档与纸质文档的基本区别。电子文档也是一种文档，它具有纸质文档的所有属性，特别是纸质文档的使用性和有效性。从逻辑上讲，电子文档是“数字信息”和“文档”两个概念的交叉点。它们是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。电子文件的种类多种多样，数字化公证档案主要涉及以下三种：（1）文本文件，利用文字处理软件生成的文件；（2）图形、图像文件，使用扫描设备采集，或由数码相机等电子设备采集的图形文件；（3）视频、音频文件，使用数码摄像机、录音笔等电子设备采集的影像声音等。
二、电子文件与公证档案
（一）纸质公证档案与电子公证档案的衔接
在实际工作中，由于纸质公证档案方便可靠，利用率很高，所以使用的一般公证档案都使用纸质。但纸质公证档案占的空间比较大，公证档案堆积问题很难得到妥善解决。是否保存纸质性的公证档案并且保存多久是长期困扰公证档案管理人员的问题。甚至有同志提出为节约空间不必保存纸质公证档案，电子档案完全可以满足查考的需要。在没有明确细致的公证法律依据情况下，个人认为，目前还是应采取纸质档案与电子公证档案一起归档，形成内容相同的两套公证档案的做法。由于内容相同，载体不同的两套公证档案，在归档时就必须考虑纸质公证档案与电子公证档案的联系。现阶段应该做的是，重要的电子公证档案草稿的归档。记录了文件的自然形成过程以及最原始的流转、修改流程等信息的电子公证档案的草稿也应纳入电子档案归档范围。（二）推进档案数字化建设环境下公证档归档过程中存在的问题
（1）档案数字化建设，是指综合应用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、档案管理活动存储技术等高科技信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。计算机具有非常强大的检索能力，电子文件一般在利用和传输方面具有纸质文件无法比拟的先天优势，能够高效查询，必将成为未来的主要档案类型。所以，有的档案工作者认为，档案进行数字化后，没有必要再对原件进行保护，因此缺乏对纸质档案原件保护的意识。（2）与纸质公证档案的归档相比，电子档案具有许多不同特点。比如在归档手段上，现在采取以电子档案归档为主，辅之以在纸质档案上人工盖章的方式。但这样就使电子档案的安全性难以保证。电子公证档案没能和纸质档案的归档建立必要的联系，在公证档案的完整性上，有的缺乏证书的翻译，有的还缺少公证书的公证文本和公证签发稿。在公证文书真实性、一致性、有效性控制、审查等方面缺乏有利的措施和科学的规划。
（3）对通过网络传输的文件，保密性措施仍需加强。尽管不同的公证员、助理有不同的权限，对文件的保密性仍然是一个问题。
三、公证档案数字化建设过程中公证档案的保护及建议
（一）转变观念强化公证档案保护意识
公证档案由公证材料文件转变而来。在办理公证案件的过程中所形成的文件、资料作为历史记录和原始文件进行了系统的整理、归档和保存的，就是公证档案文件。公证档案因其证据效力的特殊性，按照行业要求大部分公证档案的保管为永久性保管。因此，以最合理的投资，采取最佳的保护措施，真正延长公证档案原始材料的使用寿命，使公证档案的价值最大化的目的才有可能实现。（二）提高公证档案数字化建设数据库的质量
电子档案的安全保护，有必要从电子信息存储载体入手。首先，我们必须选择一个安全稳定的电子公证档案文件管理系统和可靠的存储服务器，保证归档电子档案的安全性和存储寿命。其次，服务器环境应控制相应的温湿度。根据“磁性载体档案管理与保护标准”的规定，对温度和湿度的变化范围应在15℃-27℃温度和相对湿度在40%-60%选定的一组值，一经选定，确保24小时内温度数值变化不超过±3℃、相对湿度数值变化不超过±5%。最佳环境温度为18℃，相对湿度为40%。防止灰尘；防止外来磁场；防止机械震动或强震；防止病毒木马入侵，防止光和有害气体的影响。同时，加强日常管理维护工作，定期做数据备份操作，可有效解决意外事故发生后的数据回复问题。（三）大力培养公证档案数字化建设的复合型人才
公证档案数字化建设是一项新的复杂的系统工程，涉及到公证工作不断发展的诸多因素。公证档案数字化管理水平，不仅取决于管理人员的知识水平，更大程度上取决于计算机及相关知识的补充和更新速度。因此，公证机构要定期组织相关工作人员进行档案管理知识和计算机信息技术的培训，系统化地学习数字化档案管理知识，更快地适应数字化的档案管理方式，把传统档案管理与现代信息技术相结合。同时，公证机构要完善人才引进机制，引进一些既掌握电脑知识又有熟练的档案业务能力的复合型人才，为公证档案数字化建设提供智力保障。
