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重庆文理学院档案馆
一、远程服务是高校档案工作的必然性趋势
(一)高校档案利用者的对远程服务的迫切需求
近几年来，随着档案审查工作的进行，国家对档案工作越来越重视，各个高校毕业校友都可能会因为审查工作重回学校办理学籍档案。由于我校培养的主要是师范类学生，他们中的很多老师都进入了中小学学校，这次的企业事单位编制人员档案审查工作也检查出他们的学籍档案还存在着很多弊端：如丢失或缺少，就不可必免的让他们必须回本校重新办理缺失的学籍档案。因我校现今采用的学籍档案服务模式是传统的服务模式，就是需要查询者亲自回到学校档案馆提出査询申请，依照身份查证、系统目录检索、查阅核对、打印或复印盖章(或因年代问题无保存学籍档案出具相关证明)再登记等基本流程办理。这种传统的办理方式非常不方便，而且效率很低，不仅会消耗查档人员的工作时间，也会耗费一定的交通成本。特别是当查询档案人员身在异地或者远在国外时，他们要付出更多的时间、精力和金钱回校办理或者委托他人办理，这种情况都大大的增加了各方面的成本。
(二)档案信息化工作发展的必然趋势
档案服务的效率有很大提高是因为现代信息技术的普遍使用，同时，如何让服务更加快捷，高效，方便，也是成为档案管理部门有待解决的一大问题。近年来，有一部分地方档案部门更新了管理理念，发挥信息技术的作用，在一定范围内通过推动档案远程服务，从而打开了档案服务工作的新天地。在远程服务需求逐渐增大的形势下，构建远程服务平台是高校档案管理机构重要工作，同时也是是档案工作信息化发展的必然结果。(三)缓解窗口接待的压力
近几年，随着高校招生规模的不断扩大，高校学籍档案数量急剧增加，档案利用率显著提高，但档案服务人员配置却未相应增加。特别是在档案部门接收档案的这段时间，学籍档案利用接待压力非常大，使得工作人员业务工作繁忙，日常任务非常多，所以，需要一个方案既可以解决档案馆人山人海的局面，又可以适当的安排好工作时间。二、高校档案远程服务现有方式
一种是通过传真或者邮箱的方式，以远程申请的形式提出利用需求。使用的人先向档案部提出查档的需要，使用本人的有效证件的扫描件，或者传真作为身份证明，然后，由档案馆工作人员核实身份、查阅申请人是否有馆藏档案并通知申请人是否正式受理，申请人接到正式受理通知后，方可免费查阅利用档案。档案馆正式受理后安排人员完成查档、复制、认证业务，之后将加盖档案馆公章的档案复制件通过快递邮寄到使用者本人的工作地点，或家庭住址，或者本人自己去拿，南昌大学使用的就是这种方法。
另一种是以建立专门的档案网上服务利用系统。利用者进入档案利用服务系统，通过用户注册，然后登录、再申请办理业务、最后由档案馆后台审批与反馈、档案馆接受业务之后进行办理、快递邮寄或使用者自己到馆自取用。现在能够提供的远程服务业务有很多，比如中英文成绩和证书认证证明、函授毕业生登记表、硕博士学位审批表等，可以通过网上支付的方式付款，可选择自己到馆里取件或者邮寄到使用者所指定地址。同济大学就是使用的这种方式。
以上描述的两种模式都能同过学籍档案远程服务来使之实现。南昌大学模式就目前而言，成本非常低，安全系数比较高，所以，能够更简单的实现或推行。而同济大学所提出的是完全意义上的远程服务，它能非常好的实现方便快捷，但是有利也有弊，该系统的操作流程需要简化，辨识度不高，系统开发和维护的成本较高，而且最重要的是，他对系统本身的安全系数要求很高。
三、高校档案远程服务后续建议
(1)高度重视，做好规划，有秩序地开展远程服务。远程服务已经成为高校学籍档案工作的必然之选，我们档案人应该在新形势下顺势而为，充分利用、发挥信息化技术优势，认真调研，为远程服务的顺利开展做好规划。(2)结合需要，引进人才，为远程服务发展提供人才保障。随着档案信息化工作不断深入，这就要求档案工作者不仅只是档案专业人才，也应该具有计算机专业背景的工作人员，从而促进这两类人员之间的相互交流学习。而档案远程服务这项工作就更应如此。
(3)扎实基础，构建资源，为远程服务提供资源保障。在使用档案远程服务是，档案馆的资源齐备与否和使用者提出的需求是否能满足有着很大的关系，所以，一旦开展档案工作，必须仔细细致的完成。建立特色和专题档案数据库，必须要使用数字化设备，使用多种多样的方法，使档案信息资源变成数字化资源。使用者通过网上查询档案服务平台的链接来获取公开的内容，得到信息。
(4)保证安全，信息保密工作严瑾，为远程服务提供安全保障。远程服务是基于网络环境实现的，开放性、共享性、复杂性作为网络环境的特点，所以保证信息安全性是非常重要的。通过以法律法规和标准作为基础，使得档案信息安全体制逐渐完满。
参考文献：
[1]魏丽平,吴丽娜,张丽.高校档案远程服务的实践及策略研究[J].兰台世界,2016(5).
[2]薛秋珍.高校档案远程服务的探索与实践[J].中国档案,2015(4).
