■连美琴／河套学院
高校档案记录了高校的各种信息资源，是高校重要的资产，对档案管理的优劣程度影响高校之后的发展，新技术的发明，新管理理念的诞生，新思维的发现都是档案管理创新的源泉动力，也是档案管理必须改革去适应的原因。为了充分发挥档案管理的作用，可以让高校高速发展，高效运作，我们必须顺应时代潮流，引入数字化档案管理，让学校的管理更加规范。下面就主要从数字化与纸质档案的优劣对比、促进数字化档案与纸质档案共同发展的措施。
一、数字化与纸质档案的优劣对比
（一）数字化档案的优劣
对于数字化档案来说，是顺应时代潮流的档案管理措施，随着时代的不断变化发展，高校大部分档案管理趋于自动化，大大节省了办事效率，减小了整理难度，为学校的决策者提供了科学的管理与服务，数字化档案也有利于资源的共享，方便师生快速查阅，为之后的学校建设、师资力量建设提供相应的依据，总体来说数字化档案是未来发展的主要趋势。当然，数字化档案也有很多不足之处，数字化档案管理前期投入巨大，成本费用较高，录入时间十分缓慢，许多高校离真正意义上的数字化档案还有很远的距离，再就是档案管理人员操作技能不是很强，需要较专业的档案管理知识，这也是阻碍数字化档案管理的表现。
（二）纸质档案管理的优缺点
纸质档案管理就是传统意义上的档案管理，主要使用纸张记录，纸张记录比较仔细，可以保留很长时间，纸质档案一旦形成就不易丢失，上面记载的信息具有可持久性，不容易被人更改，这也是纸质档案管理的最大优点。纸质档案的缺点随着时代的变化发展逐渐显现，比如，纸质档案管理难度过大，纸质档案一旦查找起来是很繁琐的，查找效率低下，还容易受到环境的影响，纸质档案还极容易丢失，一些记载会随着时间的变化而消失不见，所以，数字化档案替代纸质档案是一种必然趋势。
二、促进数字化档案与纸质档案共同发展的措施
（一）完善数字化档案信息系统
在现代科学技术的飞速发展背景下，计算机技术得到了广泛的应用，档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。各高校要求信息要准确快速的传递，可以及时抓住机遇，所以信息化电子化管理的改革刻不容缓。档案资料的数据修改复制、图文转换等都可以应用信息化设备快速完成，通过打印技术也可以实现电子和纸质的同时留存，不同级别的管理人员之间可以通过信息设备快速地共享信息，改进决策。同时还要加强防火墙设置，防止网络病毒对学校档案管理的入侵，要及时进行加密，设置专业管理人员，完善数字化档案管理所带来的不足，提高信息查阅的效率，促进学校数字化档案管理建设。（二）重视纸质档案的保护
纸质档案虽然有很多的弊端，在现代社会还是需要纸质档案的稳定性与不可复制性，纸质档案在未来的发展中，依然需要按照纸质档案制度进行整理，所以之后的工作就要对纸质档案进行一定程度的保护，采取科学的方法对纸质档案进行保护，延长纸质档案的寿命，但同时要进行电子档案的备份，平时档案查阅主要是以数字化档案查阅为主，实在需要确认就去查阅纸质档案，这样可以减少对纸质档案的伤害。（三）制定完善的档案管理制度
制定的制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好的发挥规章制度的指导和规范作用。再次是坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约東的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。最后是奖惩分明。高校在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。要形成专门统一的管理制度，完善日常的信息数据维护，档案工作人员管理要团结一致，避免消极怠工，这就需要学校选拔高素质人才，先要进行严格培训之后才能上岗，保证新形势下数字化档案与纸质档案管理的科学性与有效性。三、结语
高校的档案管理工作作为高校管理的一个重要组成部分，它能否有效开展关系到高校能否长久稳定的发展，所以对档案管理工作有效的改革创新势在必行，档案管理的发展必须是顺应新形势下的社会发展需求的，要利用新技术，新思想，新理念，不断加强办公室档案的合理创新，推动办公室档案管理工作的发展，从而保证高校的可持续发展，档案管理只有顺应时代变化与发展才能够长久。
