有的机关“笔杆子”可能文字基础非常好，但不一定能写好机关文稿。这是因为机关文稿的性质和作用与其他文稿不同，即使驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。
无论是领导讲话、重要文件、工作总结等“大块头”文章，还是通知、纪要等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、法律乃至涉外、军事、统一战线等多方面的知识，而每一门知识又包括了大量具体的信息。
如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去，还容易说外行话，甚至说错话。
因此，作为一名称职的“笔杆子”，除了要掌握语言文字基础知识，和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下几方面基本知识：
一是历史知识。
以史为镜，可以知替兴。要对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等有较清楚的了解；对党史、建国以来的发展史，特别是改革开放以来的发展史熟记于心；对地方史和有关专业史，也应有所掌握。
这是因为起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导讲话也会引用有关史实，探讨事物发展规律、阐释道理、印证观点、警示世人。
二是理论知识。
理论来源于实践又指导实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中。理论知识的贫乏，会导致思维的苍白，甚至会出现是非观念模糊、政治立场偏颇。
三是经济知识。
经济建设是政府工作的重心，各项工作都与此密切相关，因此，“笔杆子”学习经济方面知识尤为重要。
尤其要注意学习市场经济理论方面知识，把握市场经济运行的规律和特点。另外随着我国与世界接轨的步伐加剧，还必须学习有关新理论、新概念和涉外方面的经济知识。
四是科技知识。
科学技术离发展经济并不遥远。要了解科技革命的历史、科技创新对于经济发展的重大意义，以及国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。
五是法律知识。
全面依法治国是党中央提出的新理念新思想新战略。作为机关工作人员，毫無疑问需要学法、懂法，在起草文稿时，才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定。
六是领导科学知识。
领导科学所包含的内容很深、很广，但只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中，当好领导的参谋助手。
学历史可以使人深刻，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏，学领导科学可以使人成熟，通过这六个方面的学习，工作中能够更加得心应手。
不过每个人的时间和精力有限，掌握一些正确的学习方法有助于学习快速有效。
第一，根据个人知识基础和工作需要，缺什么补什么，做好学习计划，选定必读书籍；
第二，根据难易程度和业务关联程度，把必读书目分为粗读和通读两大类：粗读即一般了解；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本熟知；
第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域，即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即精读，并结合实践进行思考，举一反三，加深记忆和理解，达到触类旁通、融会贯通；
第四，精读时，不能疏忽之前粗读和通读的有关书籍，不能片面求“专”而疏于求“通”。
除此之外，还要合理分配学习时间，把零碎时间用于粗读和通读，整块时间用于精读，采用不同记忆方法：如一般内容记大意、重点内容记原意等，使学到的知识既全面又有重点，既不过于宽泛，又不过于偏狭。
