辛欣
摘 要：随着信息时代的到来，传统的档案管理工作受到了巨大冲击。利用现代化信息技术，可以实现档案信息的自动化处理和一体化管理，有利于档案的存储、处理和共享。我国档案管理信息化已取得一定的进展，但还处于比较初级的阶段，存在很多问题，需要从各方面进行完善。本文论述了信息时代档案管理工作面临的主要问题，并提出了一些解决策略。
关键词：信息时代；档案管理；信息技术
信息技术能够对档案信息进行海量存储和高速检索，将图像和文字等载体资料进行数字化存储与合成，使档案具有图文并茂的信息资源。利用网络技术实现档案的无障碍、远距离传输，不仅能提高档案共享程度，还能避免纸质档案容易受到损坏。因此，档案管理工作需要结合现代信息技术，提高档案服务功能。
一、信息时代档案管理工作面临的问题
（一）档案管理不规范
目前，档案管理系统和网络建设形式没有统一标准，导致档案信息的服务型、共享性和开发性不强，无法满足信息时代资源共享的要求。档案著录细则相容性较低，很多系统软件可移植性不强，难以在全国范围内进行推广。
（二）管理软件缺乏通用性
随着各单位信息化程度的加强，研发出很多档案管理软件，能够基本满足档案管理的需求，但这些软件不能与办公自动化系统和电子政务系统实现兼容和统一。各部门使用的计算机型号和软件版本不统一，各自开发的档案管理软件不能通用，制约了档案信息的共享性。
（三）安全性有待加强
信息时代，档案信息实现了数字化和电子化，操作便捷，容易更改，降低了档案管理的安全性。当前，高技术犯罪行为与日俱增，档案信息受到非法窃取、篡改、删除、损坏和泄露等风险。另外，计算机系统受到病毒攻击发生瘫痪时，容易造成档案信息损坏甚至丢失，造成难以弥补的损失。
（四）管理人员的水平较低
档案管理人员是实现档案管理信息化的主要力量，很多档案管理人员虽然具备传统的管理知识，但对现代信息技术缺乏掌握，不具备现代信息化档案管理理念，计算机技术、网络技术等还停留在初步使用的階段，制约了档案管理的信息化建设。
二、加强信息时代档案管理工作的对策
（一）树立信息化档案管理理念
先进的管理理念是推进档案管理信息化建设的指导和动力。首先，档案管理人员需要持续关注档案管理思想，及时更新观念，明确档案管理工作在目前经济建设和社会发展中发挥的作用，掌握档案管理的科学理论和发展规律。其次，改变自身的职能定位，从传统的管理职能转变成服务职能，为各方面建设提供良好的档案信息服务。最后，树立质量意识和创新意识，提高档案管理工作的严谨性，认真做好各环节工作的执行和检查，降低出现档案信息管理错误的概率，不断研究新的档案管理技术和方法，从整体和细节上全面提高管理质量。
（二）构建高质量的档案数据库
数据信息是信息时代档案管理的基本形式，而计算机网络系统是数据信息的主要传输平台。因此，应建立一个数据库实现数字化档案的存储。数据库的建立应符合网络的传输标准和计数机的数据信息读取标准，并且要充分考虑群众的网上阅读特点。此外，在档案数据库设计阶段，还要对档案管理的未来发展状况进行分析预测，数字化档案的建立应符合信息技术的发展趋势。最后，数据库建成后应加强维护，及时升级系统，保证信息的完整和安全。
（三）完善档案管理安全保障体系
档案资源在政治、经济建设中发挥极其重要的作用，其安全性一直都是管理工作的重点。在信息时代，档案信息安全也面临巨大挑战，因此需要健全和完善档案管理安全保障体系，保证档案信息的存储安全和使用安全。首先，随着信息时代的信息竞争日益激烈，信息技术的发展也造成威胁档案安全的手段多种多样。因此，需要提高档案管理人员的安全意识，加强档案信息网络建设技术的发展，采用用户身份认证、秘钥管理等方式进行管理，维护档案数据库的安全。其次，对计算机网络系统进行动态实时监控，及时更新杀毒软件，缩短病毒查杀和系统维护周期。外网和内网尽量不相互连接，定期对档案信息进行备份，全面保障档案管理安全。
（四）加大档案管理资金投入
要推进档案管理的信息化建设，需要增加资金投入。首先，将传统的纸质档案转变成数字化档案。将文字、图表等档案记录形式转变成光盘软件、音像制品等，再加上其保存和分类等管理工作，都需要大量成本。其次，数据化文件的鉴定、积累和归档等工作，数据库的建立和维护，档案信息的录入更新等也需要资金投入。
（五）提高档案管理人员的业务水平
信息时代，档案管理人员应与时俱进，紧跟现代化信息技术的发展趋势，不断提高自身的业务水平。首先，档案管理人员不仅要拥有传统的档案管理知识，还应熟悉和掌握计算机技术和网络技术等现代化管理技能。比如，计算机操作、网路管理、数据库管理、数据录入等，提高档案信息资源开发能力，使档案更好地为社会发展服务。其次，档案管理人员需要拥有强烈的事业心，以积极负责的态度对待档案管理工作，坚定政治责任感，提高政治敏锐性与政治鉴别能力，做好档案信息的把关工作。最后，加强对档案管理人员的技能培训和人才培养，采用全方位、多层次的培训方式和灵活多样的教学手段，激发档案管理人员的学习热情，提高培训效果，使其能够适应和满足信息时代档案管理工作的需要。
（六）健全档案管理法制建设
信息技术的发展和网络的普及，产生了很多高技术违法犯罪行为。比如，散布病毒、未经许可侵入他人计算机、窃取档案信息、破坏他人信息管理系统等，急需完善相关法律法规，保障档案管理安全。因此，应以《档案法》为指导，提高人们的法律意识，各级各机构严格依法进行管理；档案局加大执法监督力度，保证档案管理的规范化和制度化；各机构建立科学的管理制度，对各环节进行全方位管理；加强对网上不法及不道德行为的监管，促进档案管理工作在信息时代的发展进程。
三、结语
实现档案数字化、信息化发展是信息时代的必然要求，是档案管理工作提高效率、便捷和安全的必由之路。因此，各机构应明确档案管理工作的发展形势，积极推进档案信息发展进程，在法制、资金和培训等方面加强档案管理工作。
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