尹辉
摘 要：信息化技术的快速发展，使我国城建档案管理产生了较大改变，在对档案管理过程中不再采用统一纸质档案管理，而是开始应用电子档案管理模式。需要相关工作人员注意的是，纸质档案并未被完全舍弃，目前纸质档案和电子档案处于共存状态。在城建档案管理期间，如何做好纸质档案和电子档案并行管理工作是一项需要人们探讨的问题。下面，针对该项问题进行分析，希望文中内容能够为相关工作人员提供借鉴。
关键词：城建纸质档案;电子档案;并行管理
一、引言
纸质档案和电子档案的特点不同，在城建工作中应对两种档案进行合理应用，对两种档案进行并行管理，保证档案管理的合理性。纸质档案能够精准、准确地反映城市建设的真实信息内容，而电子档案在具体应用过程中的优势主要体现在信息保存、传输、检索等多个方面。近几年，我国电子信息技术得到了快速发展，电子档案和纸质档案也随着时代的发展而发展，也为日后城市的顺利建设打下了坚实的基础。在未来城市的发展过程中，纸质档案和电子档案两者在应用过程中必然会呈现互补趋势，相互促进发展。
二、并行管理城建纸质档案和电子档案的重要性
信息化的持续发展使社会中的各个行业发展都发生了一定的变化，尤其是传统档案管理模式发生了显著改变，主要体现在管理机制和方法上，各项内容在信息化的冲击下，将会呈现出一个新的姿态，即电子档案。电子档案管理与传统纸质档案相比存在一定优势，但是，纸质档案自身存在的优势也是电子档案在应用期间无法比拟的[1]。通过对纸质档案和电子档案进行对比可以发现，两者有着一定的联系。在信息化社会快速发展的背景下，电子档案在具体应用过程中具有一定的优势，纸质档案相对来说比较传统，但是记录信息内容的效果较好，能够直接保存历史记录内容;电子档案在具体应用期间，无论是在档案管理还是在档案检索上都具有一定的优势[2]。目前，城建档案管理期间面临着许多挑战，在該背景下，应合理将纸质档案和电子档案进行融合，充分发挥两者的优势，推动经济社会的发展。
三、纸质档案和电子档案两者的具体特点
（一）纸质档案特点
所谓纸质档案就是将纸张作为档案信息内容的载体，其是具有保存价值的文件通过转存获取的，通常不会被篡改，因此，确保了档案信息内容的原始性和档案内容的准确性。纸质档案在具体应用期间的一项关键优点就是载体稳定，通过对符合要求的纸张载体进行应用，完成对材料内容书写后，将其保存在合理的环境中，其通常并不会遭到破坏，因此，可以长时间记录资料的原始情况，为企业经营发展提供合理的考察依据，进而为企业的长期稳定发展提供强有力的支持[3]。纸质档案具有自身的优势，同时，其劣势也十分明显，在对其进行保存时，纸张档案信息内容占用的库存面积大，容易受外界因素影响，纸张档案在多次应用后，会遭出现一定的磨损，同时，应用正副本同时入库管理模式会浪费大量的纸;在实际利用方面，在同一时间点，纸质档案只能被一个使用对象使用，无法共享信息资源，这也就降低了档案的利用率。
（二）电子档案特点
所谓电子档案就是利用计算机磁盘等电子设备对信息进行存储，其与纸质档案对应。电子档案利用计算机磁盘对信息进行存储，因此，实际保存环境与纸质档案的保存环境会存在一定的差别，也具有自身的特点。其特点主要体现在以下几个方面。
1.处理起来相对容易
通过计算机可以直接对电子档案进行处理，针对定制文件信息内容进行分类，并且做好相应的汇总工作，将涉及的各项信息内容都转变为所需形式，省去了手工环节，使处理变得更加简单。
2.容易实现共享
电子档案在实际应用过程中不会受到空间和时间的限制，能够通过异地网上信息查询、借阅，通过互联网完成对各项信息内容的查询、浏览、下载，可以使多人同时对信息进行应用，打破了纸张档案在应用过程中的局限性，电子档案信息在具体应用过程中具有共享性好重复利用率特点[4]。其在具体应用期间缺点为，对技术过于依赖，载体在应用过程中的稳定性较差，载体容易遭到破坏。
四、并行管理城建纸张档案与电子档案的有效措施
（一）并行管理原则
科学的管理体系是实现城建工作体系建设强化管理、规范、有序、科学的基础。利用层次分明、分工详细的档案管理体系，一方面可以实现数字化管理，另一方面也可以保证城建工作顺利进行。由此可见，从目前我国城市的发展情况来看，在城建档案管理过程中，应当通过并行管理方式对纸质档案和电子档案进行管理，在实际应用期间，要对两种档案进行分析，发挥不同档案的优势，通过先进技术操作层面和管理层面，完成相应的推进工作[5]。并行管理中，每一名工作工作人员、城建档案参与者在开展各项工作时，都能够做到有据可依，依据实际情况，打造一支专业的管理团队，实现科学管理。
（二）做好并行管理的具体措施
1.适当更新档案管理理念，培训管理人员
一些地区在开展城建档案管理工作期间，配置的工作人员都为传统档案管理人员，他们在实际工作期间，仍然沿用传统的方式对档案进行管理，针对现代化电子档案管理没有太多操作绩效，这也就造成实际档案管理效率偏低，对具体工作开展或造成不良影响。因此，为了使这一情况能够得到改变，城建档案管理部门应当加大对管理人员的培训力度，提高专业能力，对传统档案管理理念进行适当更新，树立合理的档案管理意识，同时应当将电子单位作为整个管理工作中核心内容。
档案管理人在实际工作期间要对电设备在具体应用过程中的操作技巧进行学习，从而使自身的基础能力能够得到进一步提高，使其可以更好地胜任相应的工作。电子档案涉及的内容十分广泛，对相应工作人员的能力提出了较高的要求，档案管理人员不仅要具有较强的文字功底，而且还要掌握一定的外语知识和计算机知识，只有这样的工作人员才能够胜任电子档案信息管理工作，可见，工作人员要不断提升自身的综合性质，迎合档案管理的具体需求。
2.健全基础档案管理机制
在开展新型档案管理工作的过程中，计算机智能化管理是一项重要工作。目前，城建档案管理工作在具体开展的过程中，仍然沿用传统的档案管理机制，这一情况导致档案管理工作在开展期间会存在许多问题，影响档案管理工作的顺利开展，以及最终工作质量[6]。实际作业期间，为了使这一情况得到改善，应当从档案管理机制入手，采用合理的方式完成相应的调整工作。在档案管理机制内容中需要人们健全的内容有统计标准、信息存储卡标准等多项内容。与此同时，针对电子档案的整理、保存等各项工作，都要实时完成相应的优化作业。需要注意的是，电子档案管理自身存在一定的缺点，因此，在对其应用期间，要在体制中彰显电子档案自身的明确性和真实性，从而使电子档案的作用可以得到合理发挥。
3.创新管理模式
近几年，我国信息科学技术得到了飞速发展，在该背景下，城建档案管理的发展要紧跟时代的发展脚步，针对档案管理内容进行适当创新，并且要做好相应的吸收工作，主动依据实际情况，制定一套合理的电子档案管理体系，同时，在该过程中要将纸张作为信息内容的基本载体，档案管理模式可以通过长时间的积累，不断拓展。相关工作人员在具体作业期间，优化管理模式时，可以通过应用计算机完成对大部分管理工作。例如，对于电子档案整理工作，工作人员利用计算机就能够对各档案进行划分，并不需要对文件载体进行转移。管理内容实现方面，电子档案也要形成较好的规律，各方面要做好文件组合，构建一套完善的电子档案。
一些地区虽然制定了电子档案制度，但是受实际工况情况影响，针对同一内容的纸质档案和电子档案要同步归档，通过该操作方式，一方面可以保证档案信息内容的完整性，另一方面也可以共享网络资源，使纸张档案和电子档案在应用期间能够实现互补。
五、结语
在开展城建档案工作的过程中，纸质档案和电子档案两者都发挥着重要作用，两种档案在实际应用期间具有着不同的意义和作用，这应当引起相关工作人员的注意。因此，在城建档管理工作发展期间，要采用合理方式制定一套合理的措施，从而使纸质档案和电子档案两种不同的管理模式可以并行发展，进而使城建档案管理效益能够得到进一步提高。
参考文献：
[1]叶剑军.大数据时代城建档案管理面临的挑战与机遇[J].城建档案，2018（10）.
[2]颜山龄.对城建档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2018（5）.
[3]苏欣.互联网背景下电子档案和纸质档案查询服务的和谐共存[J].城建档案，2018（5）.
[4]张曼琴.对建设工程电子档案归档模式的思考[J].城建档案，2017（12）.
[5]刘瑞欣.城建档案管理工作的现状分析及对策探讨[J].城建档案，2017（12）.
[6]赖超芳.加强城建电子文件归档接收工作的幾点思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2016（1）.
