张平 邬高萍 南京市栖霞区市场监督管理局 江苏南京 210046
引言
随着社会的不断进步,档案信息资源管理在政府中发挥着重要的作用,但当前政府档案信息资源管理并不完善,如何提高其工作能力成了现在政府亟待解决的问题.政府职能的转变也要求档案管理部门的改革,目前政府档案信息资源管理的研究已经不能满足发展的需要,这就要求我国有关部门加强对信息管理的研究,并且在研究的过程中逐渐将对政府档案信息资源管理的研究纳入到该领域研究的一个重要课题,从而促进政府在政府档案信息资源管理方面的提高.
1 政府档案信息资源管理的产生
政府档案信息资源管理是社会经济发展的产物,随着国家的出现而出现.国家出现以后,在进行行政管理的过程中,便不可避免地要颁布各种各样的政策以及传达一系列的信息,记录这些政策及信息的文字便是政府的档案信息资源.例如国家在制定法律、政策的过程之中,会产生多种多样的文字记录以及档案资料. 这是政府档案信息资源管理产生的特殊表现.随着时代的进步和社会的发展,光盘、软盘代替了纸质档案得到了广泛的应用,政府在应用多媒体技术上也越来越得心应手.因为政府职能的转变而带来的管理工作增多,政府档案信息资料整理的工作开始变得棘手,相关部门没有充足的人力和时间进行统一的整理规划工作,逐渐变成政府部门的负担.为了快速高效地对政府档案信息资源进行管理,有效地降低政府档案信息资源管理的成本,美国制定了一系列的信息管理法规,成立了专门机构对政府档案信息资源管理进行监管.美国的政府档案信息资源管理以法律为支撑,对于档案信息资源管理过程中出现的任何问题,都会通过法律来解决.美国的这些举措促进了政府档案信息资源管理的模式转变,促进了其发展,成为政府档案信息资源管理的开端,为此后政府档案信息资源管理的发展奠定了基础.
2 政府档案信息资源管理的现状
2.1 传统的管理方法落后
现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展,单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求,而更多发展起来的则是电子档案,政府档案信息资源管理体系逐步得到补充和完善.纸质档案存在着档案管理电子信息系统的不完善、管理设备落后、档案利用率低等问题.随之给政府带来了一定的麻烦,主要体现在不完善的档案管理电子信息系统和系统设备落后两个方面.一方面是档案管理电子信息系统的不完善.目前有一些事业单位档案管理部门在信息开发时,由于对信息的了解程度不够,只能用手工录入的方式来完成对数据的采集,没有办法全方位的满足档案管理的需要,没有系统的分析事业单位信息化管理未来的趋势,造成信息缺失,影响员工工作效率.另一方面,事业单位档案管理部门的电子化设备还比较落后,没有及时更新发展观念和方法,导致信息数据都比较陈旧,事业单位档案管理没有办法及时的传递信息,传统的人力管理方式也难以满足大量的需求,因而影响到工作的效率.
2.2 对事业单位档案管理信息化建设不够重视
随着社会经济和科学技术的快速发展,事业单位档案管理中的信息化研究也越来越深入,不断形成了新的发展趋势但是事业单位部门对档案管理信息化采取忽视的态度,没有认识到信息化管理的重要性.并且我国对政府档案信息资源管理的经验不足,建设程度与实际情况不匹配,造成资源浪费和信息流失.2.3 软硬件系统设施不完善
目前有些事业单位缺少最新的硬件支持,把精力都放在提高业绩上而忽略了软硬件设备的不完善问题.没有配套的软硬件设备就无法满足事业单位中大量的档案信息管理需求.3 政府档案资源管理的措施
3.1 适应社会发展需求,遵循社会发展规律;
政府档案信息资源管理建设的发展应当符合社会的发展情况.相关部门应该时刻把握群众需要的走向,多方面考虑未来政府档案信息资源管理的规划,使信息化管理体制与社会管理标准接轨,不断提高档案管理的透明化和有效性.保障人民群众的基本权益,保障相关部门稳定有序的开展动态管理工作.3.2 改变传统的信息管理观念
目前政府相关部门采取的档案信息资源管理都存在一定的缺陷,起因就是相关部门的管理观念陈旧.管理部门必须转变管理档案人员的传统观念,着重发展信息化建设管理.利用信息化对档案进行归纳和总结,以充分调动积极主动参加工作.3.3 建立健全信息化的政府档案管理制度
档案信息化管理是一套全新的管理模式,但由于缺乏必要的系统管理模式对其进行有效指导,造成现在很多地区政府单位档案管理信息化建设进度缓慢.所以政府应当结合有关实际情况,建立健全档案信息化建设制度,促进政府档案管理工作效率的提升.3.4 创新政府档案信息资源管理方式, 拓宽人才队伍培养途径
政府档案信息资源管理可推进相关部门的工作创新,增强基层组织工作活力.政府档案信息资源管理是我国事业单位可持续发展的重要性依据和保障,主要责任是对新时期事业单位档案进行组织和管理工作,也是相关部门对党建发展,人才队伍建设培养的重要活动载体.新时期的档案信息化可以围绕人才队伍建设培养,不断创新事业单位的管理机制,开展形式多样、内容丰富的人员活动,加强档案信息的专业性和先进性.4 结语
当前我国政府部门的档案信息资源管理工作还存在着很多问题,工作的模式需要不断地创新和改进,结合新形势下对档案信息资源管理的要求,加强政府部门的档案信息化管理建设.只有这样,政府档案信息资源管理工作才能正常有效开展,人民群众的利益才能得到相应的保障,政府更好的为人民群众和社会服务,构建和谐稳定的环境.
