张文华
(广西大学图书馆,广西 南宁 530004)基于过程控制理论的高校图书馆图书采购质量控制实证研究
——以广西大学为例
张文华
(广西大学图书馆,广西 南宁 530004)
运用过程原理追踪广西大学图书馆历年的整个采访流程。针对各个阶段的数据、资料和实际情况进行分析,找出影响采购质量的因素,提出合理、系统的措施,以期对图书采购质量进行有效的监控。
高校图书馆;过程控制原理;图书采访质量控制
1 引 言
近年来,随着社会经济的发展,科学技术的进步,人们对知识信息的需求越来越多元化,越来越多现代化的信息手段应用于图书情报工作领域,从图书采购到藏书建设到文献资源建设,形成了一个复杂的过程,特别是中文图书采购的过程更加细琐繁杂。而各高校的购书经费日趋紧张,图书采访中的质量控制成了非常重要的一个环节。如何对中文图书采购实施质量监控是图书情报学领域一直以来研究的重要课题。国内外很多学者对此已经做了大量的研究,例如邓珊妮在进行调查分析的基础上,通过实证研究探讨了高校图书馆图书采访质量控制问题,并提出相关的策略建议;马启花指出,图书采购与一般的货物采购存在着本质区别,图书采购招标对图书采访质量具有一定的影响,并提出保障图书采访质量的策略;刁慕戈、倪海涛则提出馆配图书质量的高低取决于图书馆与馆配商之间利益博弈的结果;韩葆青从建立采访质量评价体系、建立读者专家与图书采访互动机制、选择多种采访方式等角度提出优化控制图书采访质量的新思考等。但是过程控制理论应用于这一领域的研究并不多见。本文引进过程控制理论来监控整个采访过程,并辅以广西大学图书馆的实证研究,对中文图书采访质量做出浅显的探讨,希望能从新的角度开辟一条提高采访质量的道路。2 图书采访工作中使用过程控制理论监控采访质量的可能性
本文从质量控制理论的角度,对图书订购的过程进行分析,研究其过程的质量监控,从而为图书订购的质量控制提供新的研究思路。2.1 过程控制理论的含义
过程控制理论(Statistical Process Control,简称SPC)即统计过程控制,是指应用统计方法对过程中的各个阶段进行监控与诊断,从而达到改进与保证产品质量的目的。其本质就是一种运用数理统计和图表形式进行过程控制和质量管理的思想与方法。其基本原理是指基于过程波动的统计规律性,利用数理统计工具判断过程状态,对导致过程波动的影响因素进行分析和控制,并采取经济的、适宜的措施保持过程在稳定状态下运行。SPC的核心就是变事后的检查为事前的有效监控和预防。而更宽泛、更简单的说法就是找出每个阶段的影响因素,采取合理、系统的措施解决问题。
2.2 图书采访工作中使用过程控制理论监控采访质量的可能性
图书采访是图书馆工作的第一道工序,也是重要的工序之一,但这道工序不是单一的工序,而是由很多环节构成的,它包括制订采购计划、经费使用、图书招标、图书订购、图书验收、图书进库信息反馈等环节。我们把过程控制理论应用于这些环节中,通过对这些阶段的一些数据和现象进行统计分析得出影响该阶段工作质量的因素,就可以把出错率减少到最小,从而更好地控制图书采访的质量。实际上,无论过程多么琐细复杂,都是可以通过过程控制理论监控的。
3 过程控制理论在图书采访工作各阶段中的具体应用
以下以广西大学图书馆(简称“本馆”)为例。3.1 经费使用过程
目前,本馆由当初学校评估时的经费猛涨阶段进入经费平稳阶段,每年的购书经费变化不大,但是实际购买中文图书的经费越来越少。这主要由以下两个原因造成:一是近几年物价飞涨,纸张、印刷等原料以及运输费用也不断上涨,导致图书零售价不断抬高,近一两年社科类图书每本平均价格大概为30元,而自科类图书平均价更高,相对于前几年而言,同样的经费所能购买到的图书就减少了。第二个原因就是电子资源对纸质资源的强大冲击。众所周知,电子资源虽然不能代替纸质资源,但是图书馆趋向于电子化已是改变不了的事实。大力发展电子资源势必压缩纸质资源的经费,从而直接导致购买纸质图书经费的下降。表1是本馆近5年的图书经费使用情况。
表1 本馆近5年图书经费使用情况
从表1中可以看出,本馆的纸质图书经费从2007～2010年变化不大,但是到2011年就减少了20%的费用;电子资源经费逐渐向纸质图书经费看齐,在2009年超过纸质图书,在2011年甚至达到了纸质图书的4.5倍左右。这些情况就成为影响纸质图书采购的因素。本馆根据这些因素制定了有针对性的采访计划。首先,因受到物价上涨的影响,造成实际购买力下降,这就要求本馆对图书的种类、复本数量进行控制。本馆的做法是:原则上学术类图书要尽量收全,社科类图书平均复本为1.8册,自科类图书平均复本为2.2册,励志类、生活类、小说类图书严格控制其复本量,尽可能使有限的经费购买更适合馆藏、适合教学科研的图书。第二,处理好纸质图书与电子资源的关系,二者应是相辅相成的关系,互为补充。纸质图书受到载体限制,一次只能为一人使用,而电子资源可以同时为多人使用,因此在纸质图书复本不够的情况下,应鼓励读者使用电子资源。另外,本馆购买了大量数据库,并针对这些数据库的内容,对纸质图书的采购做出了有效的调整。例如购买了皮书数据库,在纸质图书订购中皮书系列就不再订购;购买了一系列考试数据库,读者可以直接在网上模拟考试场景答题,这样在纸质图书采购中考试类图书的采购就得到了严格控制。这种根据经费使用情况来制定采购计划的方法,既避免了经费使用的重复浪费,又从宏观上把控了图书采访质量的源头。
3.2 图书招标及书商服务过程
图书招标是图书采访的一个非常重要的过程。能否招到能力强、服务好的书商直接影响到一个图书馆藏书质量的好坏。目前图书采访由图书馆自主采购转向政府招标采购,政府招标有利于从源头上杜绝腐败,有利于提高经费的合理使用。但是政府招标也存在诸多不足,最大不足就是偏向于看重折扣,从而导致不能选择最优书商、书商低价中标后服务跟不上、图书质量不高等一系列问题,这些问题就是影响图书采访质量的关键因素。因此在图书采购中,要针对图书招标中出现的这些问题采取针对性的措施,以确保图书采访质量得以控制。
本馆自实行政府招标以来,每年选择5家书商。每年招标前都会根据前面几年来书商的表现及本馆的需求,在标书中制定个性化要求。这些个性化要求是在对影响图书采访质量因素进行分析以后形成的。
首先,了解书商提供全品种图书目录的能力。是否能提供全品种图书目录对图书采访来说非常重要。本馆之前一直以中国教育图书进出口公司提供的图书目录为主,辅以其他中标书商提供的书目数据。中国教育图书进出口公司改制以后,本馆经过多方考察,以北京图书大厦提供的图书目录为主。这样就基本囊括了当年的图书出版信息,为图书采访的下一步工作打下了坚实的基础。
第二,多方考察书商的服务能力。本馆通过实地考察、与兄弟馆互相交流,并结合与书商合作的经验,多方面去了解书商的综合服务能力,以此作为书商中标的必要条件,并将到书率作为考察书商服务能力的一个重要指标。表2为本馆2011年招标书商的到书率情况。
表2 本馆2011年招标书商的到书率
通过表2可以看出,北京图书大厦、三新、南国、人天这四家书商的到书率均达到了92%以上,基本满足本馆要求。但是某书店的到书率才53.23%,严重不足。这就作为2012年图书招标的一个重要依据(本馆2012年图书招标时,某书店未中标)。
第三,形成了馆配书商之间的良好平衡。每年有5家书商在本馆中标,其中必有一家是本地书商,而且要求本地书商提供现货数据,这可以使一些热门图书快速入馆,加快图书流通脚步。这样本馆就形成了外地书商与本地书商相结合、期货图书与现货图书互补的局面,充分发挥了书商各自的优势,更好地为图书馆服务。
本馆每年都会根据前一年的工作总结及图书出版出现的新情况及时调整自己的个性化要求,并将之详细写入标书中,以避免政府招标中出现的一些问题,从而达到图书采访质量控制的目的。
3.3 图书采购过程
之前说到的经费使用过程及图书招标过程都是为了图书采购过程顺利进行打基础,而图书采购过程则是整个图书馆采访过程中的重中之重。在图书采购过程中,图书出版的状况是影响图书采购质量的一个重要因素。
图书出版的状况直接影响图书的订购情况。目前国内中文图书出版状况令人担忧,国内比较大的出版社有500多家,每年出版图书几十万种,但是受市场经济影响,出版质量下降,高质量、有品位、专业性强、适合科研的图书鲜见出版。据统计,每年出版的新书中社科类图书占68%,社科类中的经济类图书占25%,法律类图书占20%,文学类图书占20%,其他只有3%。这些经济、法律类的书,或是每家出版社都出,内容雷同,互相抄袭,良莠不齐;或是第二版、第三版,内容变化很少;或是书名变了一两个字,或是文字顺序有些颠倒;或是一书多家出版社出版,这就导致选择图书非常困难。
影响图书采购过程的另一个重要因素就是对高校师生教学科研需求的了解。目前各高校都在扩招,学生人数急剧增长;另外,一些新兴学科、边缘学科兴起,而各学科之间交叉范围扩大、加深,这都对图书采购提出了更高的要求。
针对这两个影响图书采购过程的重要因素,本馆采取了行之有效的对策。首先把握最关键的一点,就是注重人在采访过程中的重要作用。本馆采访部中,负责采购中文图书的人员共6人,其中副高职称4人,中级职称2人。每个采购人员都在图书馆工作了7年以上,而且都在图书馆各部门进行过轮岗,对读者在图书馆不同方面的需求都有所了解。这6人再根据自身所学专业进行具体分工,3人(图书馆学、化学、林学专业)负责选订自然科学类图书,3人(汉语言文学、历史、哲学专业)负责选订社会科学类图书。这样一支采购队伍为提高图书采购质量、满足读者需求打下了坚实的基础。
其次,不断学习,提高采购人员的素质。影响图书采访质量最重要的就是人的因素。只有采访人员的综合素质提升了,才能在主观上保证图书采访的质量。本馆采访部除了定期开展业务交流、学习培训之外,平常就工作中出现的问题进行及时交流,这样既解决了问题也使采购人员的认识更加深刻。另外,采购人员还经常向其他高校图书馆、公共图书馆学习,借鉴他们的有效经验,学习他们的先进成果,弥补自身的不足。
第三,采取各种方式,积极主动了解各学院教学科研需求。虽然采购人员各自都有专业背景,但是毕竟采访部的各位人员并不是专业教师,学科结构、知识能力有一定的局限性,不可能完全把握各个学科专业的发展动向,特别是在一些新兴的学科、交叉学科、边缘学科的图书采购中,难免会出现各种各样的问题。因此,积极主动了解各学院需求是客观保证图书采访质量的重要因素。本馆采取了以下措施:针对全校进行了图书采访调查,并搜集调查结果进行分析;开通多条读者荐购图书途径;将采购人员的办公地点设在流通部借还处,直接面对读者,既可了解读者借阅图书情况,又可直接与读者进行交流;深入各学院调研,与各学院师生座谈,了解师生需求,并就师生针对图书采访存在的一些问题进行解释,使双方更进一步互相了解;提取预约图书数据以及馆内未借或少借图书数据,分析读者阅读倾向;进行回溯订购;关注各大城市新华书店图书排行榜;关注图书书评,等等。这些方法取得了一定的成效。例如,在对广西大学两个社科类学院进行的调研中了解到:两个学院的师生都不需订购或者少订购教材类图书,其中一个学院倾向于多订购电子资源。针对这些情况,采访部及时调整采购政策,较好地满足了各学院的需求,使图书馆的资源建设更具针对性。
3.4 图书验收过程
图书验收过程是一个承上启下的过程,一方面它是检阅书商服务能力的关键环节,另一方面它肩负着图书快速流通的重任。因此图书验收过程中影响图书采购质量的最主要因素就是书商的配书是否符合图书馆的要求。这主要分为两个方面,一是检查书商所配图书是否按图书馆订单配书,检查书商的物理加工和数据是否符合图书馆要求;二是通过验收可以了解书商的到书率,从而了解该书商是否能满足图书馆发展的要求。这些都可为第二年招标提供重要的依据。
本馆一直以来坚持手验与机验相结合的验收方式。近两年机验由一本一本验收变为批量验收,节省了验收时间,减少了验收工作强度,而且如果图书信息与原订单稍有不符,系统就会把不符合的图书数据集中在一起,让工作人员能在第一时间了解到馆图书与原订单之间的差距,及时查证原因,记录产生错误次数及原因,以便与书商沟通,指导书商尽量避免类似错误。
验收成功以后,可以通过系统查验书商的到书率。到书率的高低反映了一个图书供应商的能力,图书供应商的到书率高,从客观上保证了图书采购质量。因此对各图书供应商到书率的比较分析,可以使采访部工作人员根据其特点合理分配订单,尽可能避免订单发出图书却不到馆的现象。
3.5 图书质量的评估过程
图书质量评估过程是对一个图书馆所藏图书质量的评价过程,这个过程最重要的标准就是读者利用率。这个过程不是在采访部实现,而是通过书库实现。图书进入流通以后,有无读者借阅、借阅量多少、图书预约量、图书续借量等是评价图书采购质量的几个重要因素。
笔者对本馆2005—2011年出版、从未被借出过的社科类图书进行了统计,在本馆现有90万种藏书中,从未被借出的图书有22 434种,占总数的2.5%。图书未被借出大概有以下几个原因:第一,现在网络快速发展,读者可以通过网络快速获取某些自己需要的信息,因此覆盖这些信息的纸质图书借阅量自然降低;第二,图书馆电子资源发展迅猛,读者在电子资源中就能获取自己需要的知识,对纸质图书的需求就会随之下降;第三,读者对书中某些内容感兴趣,但是只看不借,因此不会产生借阅量;第四,读者阅读范围倾向狭窄,不愿多了解自己专业以外的知识,因此导致某些种类图书(如史学类图书)借阅量低;第五,一些种类图书知识更新太快,图书进馆不到半年知识已经陈旧,导致借阅量低(如计算机图书);另外一些类别图书虽然品种繁多,但是大部分内容大同小异,因此没有产生借阅率(如法律类、经管类图书)。
通过以上分析,可以了解读者的阅读倾向及图书采购中的不足,以便在具体采购中考虑各种因素,选择更有利于读者需求的图书,从而更好地控制图书采购质量。
4 结 语
通过对本馆的实证研究,探讨了过程控制理论在图书采访质量控制中发挥的有效作用。通过过程控制理论对图书采访各环节数据进行有效分析后,找出影响采访质量的因素,可以对图书采购质量进行有效的监控,最大限度地避免经费的浪费,避免大量图书束之高阁无人借阅的情况出现,保证图书馆藏书的质量,使馆藏结构更加合理,增强图书馆为全校师生提供高质量文献服务的能力,有效地满足新时代下高校教学科研的要求。[1]邓珊妮.高校图书馆图书采访质量控制实证研究[J].图书馆学研究,2010(11):64—67.
[2]马启花.图书招标方式下高校图书馆图书采访质量保障策略[J].图书馆,2009(5):103—104,113.
[3]刁慕戈,倪海涛.馆配图书质量博弈与控制[J].图书馆学研究,2011(5):64—67.
[4]韩葆青.对高校图书馆图书采访质量优化控制的思考[J].高校图书馆工作,2010(6):58—60.
[5]崔田华.过程控制理论在采购物流中的应用研究[D],2006.12:16.
[6]费小宁.高校图书馆图书采访质量控制的策略[J].中国—东盟,2011(2):85—86.
[说 明]本文获广西大学图书馆科研项目(项目编号: tsg2012001)基金资助。
G253.1
B
1005-6041(2013)02-0036-05
2012-12-06
张文华(1977—),女,馆员,硕士,广西大学图书馆,研究方向:图书采访。
