李晶晶
(福建医科大学图书馆，福建 福州 350122)
随着国家财政对“双一流”高校建设的投入力度不断加大，高校各二级单位及教工因各种需求用行政业务、院系教学或科研课题等经费零星购买图书资料的情况日益增多。以福建医科大学为例，近年来零星购置图书资料达到3万多册，金额170多万元。这部分图书资料大多是教师根据自身教学、科研、行政业务工作需要自行购买，具有针对性强、学科专业性强、实用性强的特点。这种灵活快捷的用户决策采购方式，把用户需求与图书馆资源建设有效地结合起来，是高校馆藏资源的重要补充。可在高校图书资产管理领域，至今没有一套完整的高等院校图书资产管理法规，使得零星购买的图书资料在管理方面无章可循、无法可依[1]。尽管各高校对零星购置图书资产管理越来越重视，也采取了诸多措施，但各高校多是根据本校国有资产管理制度等相关规定及自身实际情况来制定相关的管理办法，在具体的执行过程中存在很大差异，未充分考虑到图书资产的特殊性，给图书资产管理和用户使用带来不便。
1 用户零星购置图书资产管理概况
零星购置图书的采购、保管和使用方式多样。本文中，笔者所调查的零星购置图书资料是指高校各部门、各学院(部)及教师自行零星采购使用并需纳入国有资产的图书，使用之后可选择由学校二级部门或个人保管，也可移交图书馆，如用于党政部门工作、科研课题项目研究、课程教学参考和大学生创业培训等零星所购图书。零星购置图书的用户通常身处于教学、科研、行政第一线，他们针对自身或本专业特定工作方向、工作内容和工作重点所采购的，该图书资料具有针对性强、实用性强、学科专业特色明显等特点。笔者以福州大学、福建师范大学、福建医科大学、福建中医药大学、福建农林大学、福建江夏学院、闽江学院以及福建工程学院等福州大学城八所高校为调查对象，通过网络调查、电话访谈等方式调查这些高校零星购置图书的入账标准、采购渠道、管理部门、验收入账流程、领用手续等内容，以期分析并改进用户零星购置图书资产管理方法。通过调查可以了解到，福州大学城八所高校在零星购置图书管理方式上有着很大差异(见表1)。管理最到位的是福州大学，在限定了500元的入账标准后，对符合标准的零星购置图书采用了与图书馆批量购置图书一样的流程，用户直接通过图书管理系统查询、借阅；其次是福建工程学院和福建中医药大学，这两所高校采取了图书馆验收、加工、典藏，二级部门管理的模式，这也是目前国内多数高校选择的方式；福建师范大学和福建医科大学均未将零星购置图书编目和典藏，其中，福建师范大学缺乏对图书实物的验收手续，福建医科大学的零星购置图书散落在个人手上，缺乏统一的管理部门；福建江夏学院、福建农林大学及闽江学院均表示未将零星购置图书资产纳入固定资产管理。总体来说，各大学对零星购置图书的管理程度差异较大，过于严格的管理会影响零星购置图书使用的灵活性，使其失去了零星购置的意义；松散缺失的管理又会带来购置的随意性，导致资金浪费，不利于后续资源再利用，因此，探索适合高校的零星购置图书资产管理办法非常有必要。
表1 福州大学城地区八所高校零星购置图书管理方式调查一览表
2 用户零星购置图书资产管理存在的问题
近年来，各高校也在零星购置图书资产管理方面不断探索新的管理方式，如华东师范大学2019年修订并发布《图书资料购置与管理办法》[2]，武汉大学2017年12月29日发布《武汉大学图书资料类资产管理实施细则》[3]中国农业大学、兰州大学、中央财经大学、广州大学等都根据本校实际情况，不同程度地改进了零星购置图书的管理以及验收流程，但因各高校的实际情况不同导致管理模式有很大差异。通过对福州大学城八所高校的调查发现，用户零星购置图书资产管理存在的问题主要表现在以下四个方面。2.1 资产入账标准缺失
根据《事业单位财务规则》(财政部第68号)第四十条规定，固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1 000元以上(其中：专用设备单位价值在1 500元以上)，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理[4]。根据规定，图书馆、院系资料室批量购置的图书的确属于“耐用时间在一年以上”且为“大批同类资产”，作为固定资产管理毋庸置疑，然而零星购置的图书是否符合这一标准，各高校却有各自的理解与界定。本次调查中，福建江夏学院、闽江学院和福建农林大学将零星购置图书资料作为低值易耗品处理，而不办理固定资产验收入账手续；福州大学仅对单次购买金额超过500元的图书资料办理相关手续；福建中医药大学明确指出院系资料室或教师零星购置图书需要办理入账而行政部门零星购书不办理；福建工程学院、福建师范大学、福建医科大学均将零星购置图书资料纳入固定资产管理。各个学校都根据自身情况制订了不同的零星购置图书固定资产入账标准，且标准差异较大。入账标准的制订至关重要，标准过高会导致购书部门或教师使用不便，甚至影响学校管理、科研项目的顺利开展；反之，则容易造成此部分图书资料的管理脱节，直接后果就是国有资产流失。
2.2 采购渠道多样杂乱
调查发现，八所高校均没有对零星购置图书资料的采购渠道进行限定。零星购置图书有教师利用外出参加学术交流、业务会议、培训、进修学习等机会购买的，有书店、书展现采的，也有线上线下订购的。如此广泛的文献来源虽然在报销审核时都能提供正式发票，但仍然很难确保图书质量，不排除存在购买到盗版盗印图书的现象。以福建医科大学为例，在零星购置图书的验收过程中就出现教师在二手市场高价购买绝版图书、境外代购图书、购买超低价电子书等情况，导致图书资料入库审核难度很大。目前，盗版盗印现象在教学参考书、工具书、畅销书、文学书等销售市场尤为突出，现有法律体系在面对盗版盗印的现象时还是略显滞后与僵硬，加之现今随着图书盗版盗印技术不断提高，不少盗版盗印图书的质量与正版相差无几[5]，这就更增加了这部分图书的入库审核验收难度。2.3 入库出库流程烦琐
在调查中发现，各高校对于零星购置图书的入库出库流程也各不相同。福州大学、福建工程学院和福建中医药大学的教师需将所购图书送交至图书馆采编部，待采编部编目加工后取回图书，并携带验收单等材料至财务处报销；福建医科大学教师也需将图书送交至图书馆办公室，等待工作人员现场验收入库完毕后，持图书验收管理卡至财务处报销；福建师范大学教师虽不用搬运图书至相关部门现场验收，但要先去校资产管理部门领取并填写资产增加单，持资产增加单至采编部盖章，再去财务处报销。以上五所高校教师自购图书之后，在材料准备充分完整、审核能一次性通过的情况下，要想走完全部验收入库出库报销的流程，至少需要经过两个部门，甚至有的部门要去多次才能全部办理完。福建医科大学的流程虽只需去一次图书馆就能办理完，但是其中等待的时间却不可忽视。福建师范大学虽然减少了搬运图书的体力活，可是却要经过三个部门才能办理。如此烦琐的入库报销流程，再加上之后的财务审计、资产清查等工作，不少教师表现出消极情绪，有的表示不愿意再在科研课题项目中预留图书购置费，有的甚至宁愿自己出钱买书也不报销了。
2.4 管理模式不够科学
在上述五所给予零星购置图书办理固定资产入账手续的高校中，各自的管理模式也有着天壤之别。福州大学将图书按照图书馆正常进书流程进行编目加工典藏，录入图书馆管理系统后，通知教师办理借阅手续，并按照图书馆借阅制度管理；福建工程学院和福建中医药大学将图书编目加工后，直接将图书典藏交由二级部门管理；福建医科大学只是现场核实图书实物，盖馆藏章，并未对图书进行编目加工，直接交由经办人领回；福建师范大学只需采编部在资产增加单上盖章即可，并未核对图书。以上四种管理模式各有利弊。福州大学的管理模式全面而规范，但是流程烦琐，容易导致购书教师产生负面情绪，甚至可能因此对学校科研项目的开展产生不利影响。福建工程学院的第二、三种管理模式要求二级管理部门的固定资产管理员对所有图书资料做好固定资产动态管理，而事实上他们多是兼职管理资产，缺乏相应的图书情报专业知识和业务能力。而图书资产具有种类多、数量大、易丢失的特点，加上历史遗留问题多，难以理顺，管理任务繁重。福建医科大学对零星购置图书的管理模式为“入库不典藏”，图书馆负责审核教师零星购置的图书资料发票、清单以及实物，批量导入国有资产管理系统，但却没有将书目信息逐条录入图书馆管理系统，导致读者无法在图书管理系统查看自己名下领用的图书；而二级部门在图书采购、验收、领用环节的缺位，导致他们无法对这部分资产进行有效的动态管理。福建师范大学的管理模式较为简单，但缺乏图书实物的验收工作，可能会存在账物不符或有的项目根本没有购书而向书商开具发票直接报账的现象。
2.5 重复利用率低
零星购置图书很大一部分是课题项目用书和教学参考用书，常常被科研团队或教师认为是本团队或教师本人的财产，在购买之后就长期被教师、科研经费所有人或团队占用，导致这部分资源的利用率偏低，效益未最大化。福建工程学院和福建中医药大学的管理模式为零星购置图书典藏并录入系统后，直接将馆藏地点设置为二级管理部门，并未将目录在线展示给全校读者；福建师范大学和福建医科大学的零星购置图书没有典藏并录入图书管理系统，读者无法查询、借阅和共享资源。3 用户零星购置图书资产管理存在问题的解决对策
3.1 健全资产管理制度
高校零星购置图书管理应根据财政部《事业单位国有资产管理暂行办法》和地方高校国有资产管理等有关规定，结合高校具体情况，继续健全并不断完善管理制度，使零星图书资料的购置、验收、使用、处置、报废等环节有章可循，有规可依，违章可纠。制订合适的入账标准，在保护国有资产的同时缩减不必要的业务办理流程，调动教师教学科研的积极性；加强对零星购置图书资产的审批控制，在申购上制订查重机制，统筹考虑，最大限度地降低图书重购率，提倡图书资源共享；建立健全经济责任奖惩制度，如对在各个管理环节中成绩突出的人员给予适当奖励等；建立健全资产清查制度，及时发现和纠正二级单位资产管理中存在的问题，以保证账账、账实、账卡相符，家底清楚；建立健全资产处置制度，规范对零星购置图书资产的移交、出借、报损、报废等报批程序，堵塞漏洞，防止国有资产流失。在以上制度健全之后，将各个制度落到实处是关键[6]。3.2 建设快捷采购渠道
提倡教师直接向本校图书馆中标供应商选购图书，相比较网上或线下采购，能够最大限度地确保图书来源的可靠性，降低入库验收审核难度。同时，优化现有的读者荐购方式，可借鉴湖南大学“借书绿色通道”模式，即为在教学或科研中急需专业图书的师生开辟快速借阅通道。凡符合要求的图书，可通过“借书绿色通道”向图书馆提交申请。图书馆以最快速度进行处理，包括审核、分流、下单、验收、编目、典藏、通知读者借阅整个过程全部第一时间处理，并承诺5个工作日让读者借到急需的图书[7]。还可以通过图书馆与实体书店合作的方式，读者凭图书馆的借阅证，可直接将指定实体书店的图书借出，由此产生的费用由书店与图书馆结算，借阅完毕后直接将书归还至图书馆典藏入库。3.3 优化入库出库流程
目前，各高校在零星购置图书管理中面临的最棘手的问题就是如何既能将零星购置图书资料管理好，又能实现“最多跑一次”的目标。如今固定资产管理已经逐步实现网络化，原有的手工账、单机账在管理工作中已逐渐被淘汰，在这样的背景下，可以考虑由教师或二级部门直接在网络化管理系统中上传所购图书信息，由图书馆线上审核后，经办人只需将纸质版验收单打印出来交至图书馆签字盖章即可。图书加工可通过预约方式，由图书馆验收人员直接携带工具包到二级部门现场上门办理，或待使用图书完毕移交图书馆时再编目加工。这样既可以避免挤占教师宝贵的教学工作时间来完成烦琐的流程，又可以省去不必要的体力劳动，领用人及二级管理部门都能在网络化系统中实时动态查询所管辖的图书资产，提高了管理效率。在此方面，中北大学图书馆已利用“Struts 2+Hibernate+Spring”框架技术自主设计开发出一套教师自主购书系统，该系统不但可以保证数据的完整性和安全性，而且可以提高图书馆工作人员的工作效率，更好地服务于广大读者，值得其他高校借鉴[8]。3.4 利用RFID技术改进管理模式
将零星购置图书资料的固定资产管理权限下放至二级部门，建立以图书馆为中心，院系资料室或科研团队参与的管理体制。利用RFID技术、高校固定资产管理系统和校园Wi-Fi三者结合的方式，对图书资产的整个生命周期进行实时跟踪管理。由于图书资料资产分布相对分散，不适合基站模式，因此，可考虑采用PDA或盘点机等手持设备进行管理。在采用新技术管理的同时，也要加强二级部门资产管理员资产管理专业知识与技能的培训，增强其管理意识，并建立监督和约束机制。做好图书资料资产的动态管理，对确因管理者原因造成的损失要追究其责任。做到有章可循的同时还要有保障与反馈制度，否则，就容易在管理上出现漏洞，使管理人员的责任心松懈，导致学校的固定资产不但没有得到妥善保护反而损毁甚至丢失。只有从思想上认识到高校国有资产是学校发展的物质基础和衡量一个学校办学规模、教学科研发展潜力的重要指标，才能将“分级负责、责任到人”落到实处[6]。3.5 提高零星购置图书利用率
要提高零星购置图书的利用率，就应将其尽量向全校读者开放，使文献资料共享。可以考虑以图书馆图书管理系统为基础管理平台，充分挖掘其功能，在确保图书馆图书资产科学管理的基础上，将零星购置的图书资料统一纳入管理系统，实现这类图书资产的在线揭示，把资产管理融入典藏管理过程中。在编目登记时，给零星购置的图书分配有别于图书馆批量购置图书的字段，切实做好零星购置图书的分编工作，以便实现图书资源的共享；典藏时可以考虑将零星购置图书专架或专库(也可委托相关专业资料室)集中管理，在相关专业人员、师生享有借阅优先权的前提下，向全校读者开放借阅[1]。4 结 语
在固定资产精细化管理的背景下，高校零星购置图书资料这一普遍而又特殊的管理对象将越来越引起大家的重视。高校国有资产管理部门应当在加强图书资产制度化管理的同时，协同高校相关部门如财务处、科研处等，制订严格规范、科学有效的零星购置图书资产管理制度，将零星购置的图书资料统一纳入图书馆的管理系统中，并针对不同的情况分门别类地进行对待和处理。把零星购置图书资料管全管细，使图书资料能够更好地流通，是高校做好固定资产管理的目标。
